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职场沟通,学会提问,让你开口就能说重点

时间:2022-11-23人气:作者: 147小编

二十五岁的小雨是一名互联网公司的程序员,毕业三年觉得自己在沟通方面还是有一些不尽人意,和同事讨论工作任务的时候,总是不能清楚明了的提出自己的观点与需求,她想要改变现状却不知道该做些什么?

在公司里经常需要多部门协作,那么也就意味着需要跨部门多人沟通协作,小雨作为其中的一环,需要与各个相关岗位进行协调工作。

项目对接过程中,小雨因为文档不清楚的问题,多次与同事进行沟通,但是双方站在各自角度立场,始终不能达成统一意见,最后的结果就是项目延期,而两人的关系也变得不如从前了。

不知道你是否也遇到过这种情况,当你花费大量时间与精力与对方进行沟通,总是无法得到满意的结果,甚至影响你的职场关系。

沟通的过程就是相互提问解答的过程,对于提问这件事,首先要做的就是把问题点记录下来。

一、学会提问,把问题点记录下来

在与人交谈的时候,学会针对内容做笔记,还要加上自己的想法与疑惑,二者所占比例大概是2:1。虽然这样的做法相对简单,但是很少会有人去做,所以双方在沟通的时候总是抓不到主题方向。

在做笔记的时候,可以按照自己的喜好丰富笔记的形式,比如可以使用一些特殊符号,比如尖括号进行重点标注,也可以在有问题的地方使用问号,这样的话,当我们翻看笔记的时候就可以清楚的知道重难点,也可以帮助我们回顾当时的思考与沟通的过程。

无论是两人对话还是多人讨论,都应该养成做笔记的习惯,经过长时间的锻炼,我们的发问不但会变得精简且紧扣主题,也会节省大量用于沟通的时间成本。

如果小雨养成做笔记的好习惯,那么就可以在沟通过程中对每一次的内容进行记录,标注自己的困惑点,将问题分类,如此一来,就会对提问有一个清楚的认知与方向,不会出现词不达意的情况了,双方都可以在同一个理解纬度进行沟通。

学会了做笔记之后,接下来要做的就是将问题排序,这样做可以使提问的过程显得更有条理性。

二、学会提问,排列问题的提问顺序

每次的沟通时间都是有限的,那么如何在有限的时间里作出正确的提问并得到满意的答案,此时就需要我们对问题作出一些限定。

那么限定的标准有哪些呢?

第一要素是:问题一定要具体,“XX 对于你来说有什么意义?”这种模棱两可的问题,本身就没有什么意义,如果换成“这部分可以解释为XX 么。”尽量在问题中就设定答案,那么双方在沟通时候就容易达成一致;

第二要素是:提问一定是站在大家的立场考虑问题,而不是个人立场去寻求改变,因此请不要按照个人喜好进行提问。

当我们在排列问题的先后顺序的时候,我们也在重新思考。不能想着这个问题对自己有什么重要性,而要思考对其他人来说,这个提问有什么好处,是否可以对他们带来一些帮助,即使微小也值得我们作出提问。

小雨可以将团队成员,在使用文档时候的痛点问题作为沟通的中心点,并以此辐射相关问题进行提问,而不是只关注与自己本身的一亩三分地的问题,一旦有了一个共同的目标:“更好的帮助团队工作”,这样的话在沟通过程中将会减少一些摩擦,讨论的效率也会提高。

学会了做笔记与排序之后,接下来就是提问了。

三、学会提问,发问的基础是10秒钟

请在提问的前10秒之内说出问题,每一个问题都应该避免冗长的前情提要,同时问题本身尽可能的简洁,介绍加上问题的时长,最多控制在10秒钟之内,这样的话就算加上对方的回答时间,也不会很长,可以控制在1分钟之内,甚至还可以总结出重点,问题也可以得到解决。

与其将时间花费在问题铺垫上,不如将时间用在问题本身上面,如何可以用更少的语言表达自己的困惑,同时对方还可以在听到问题之后可以作出反应,这样做虽然看着有些简单直接,但是不可否认这是非常有效的沟通方式,毕竟双方的时间都是有限的,有一个好的沟通结果是对彼此工作的最好证明。

在小雨与同事的沟通过程中,应当尽可能的缩短问题的前期铺垫,可以直接叙述问题,避免沟通时间长,内容又抓不到重点,从而导致双方没有了耐心,问题也得不到解决,时间长了之后就会产生消极的情绪,更加不利于工作的开展。

总结

面对沟通时遇到问题繁多、时间冗长和主题不明确等等的挑战,学会在交谈中做笔记,将问题排出先后顺序标注提问优先级。沟通之前给对方一个提问清单,或许对方可以将相关问题进行合并,也可以加入衍生想法。开始提问之后用好每一个提问的前10秒钟,简单的背景介绍加上简洁的问题描述。相信通过这一步一步的练习,建立起沟通的习惯,养成自己的提问力与沟通力,让沟通变得简单高效。

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